Travailler et manager efficacement à distance

Ouverture

Activité Ludo-Pédagogique (ALP) d‘ouverture et d’inclusion pour :

• Recueillir les besoins des participants.
• Les engager dans le processus.

Séquence #1 : Intégrer les spécificités du télétravail et du management à distance qui en découle.

• Le télétravail, c’est quoi ? Ces 5 règles d’or
  1. La relation : ma relation aux autres à distance,
  2. L’autonomie : moi et mon travail à distance,
  3. Le cadre : la coresponsabilité de chacun à distance,
  4. Les règles : les méthodes et règles de travail à distance
  5. Les outils : quels outils collaboratifs à distance ?
• Identifier les 5 distances possibles : générationnelle, géographique, technologique, culturelle et psychologique
• Découvrir les « 4 types de management » (Directif, persuasif, participatif, délégatif) et de leur impact à distance.
• Clarifier et distinguer les spécificités selon si télétravail, collaborateur isolé, grappe, manager isolé, décalage horaire…
• Définir les opportunités et inconvénients de chaque « distance » et identifier les moyens de les exploiter pour atteindre les objectifs de l’équipe.

Activité proposée ; séquence collective d’émergence des 5 distances, à partir d’un vidéo humoristique de la pire des conférences téléphoniques possible.

Séquence #2 : Créer du lien à distance.

• Dépasser les difficultés de créer et garder le lien et la relation à distance.
• Distinguer et choisir les moyens adéquats pour créer du lien à distance.
• Identifier les signaux faibles d’alerte, de risques dans la relation professionnelle.
• Etre actif dans la création de lien.

Activité proposée : ALP de créativité individuelle et d’échange appelée « L’anecdote ».

Séquence #3 : Appréhender les signaux faibles.

• Création d’un référentiel commun et définition du management à distance au sein de l’équipe.
• Identification de problématiques concrètes rencontrées par les participants.
• Élaboration d’un plan d’action pour la gestion de ces signaux faibles (étapes, personnes ressources, moyens).

Activité proposée : quiz individuel et collectif pour identifier et gérer un maximum de signaux faibles.

Séquence #4 : Devenir visible : agir en transparence.

• La transparence exige la confiance… comment l’entretenir, comment la faire grandir envers ses collaborateurs ?
• Oser la transparence en termes d’action de personnalité : définir son mode d’emploi.
• Découvrir et comprendre la fenêtre de JOHARI.

Activité proposée : ALP individuelle qui permet au participant d’identifier ses besoins en termes d’action et de relation. Partage collectif pour isoler les 10 comportements spécifiques à avoir pour un management à distance réussi.

Séquence #5 : Prévenir des situations particulières.

• Prévenir et gérer des comportements discriminatoires ou stigmatisant à distance ? Rappel cadre légal et attitudes et comportements à adopter.
• Apprendre à gérer le changement à distance : quelles attitudes à distance pour transformer les résistances aux changements ?
• Accompagner la prise de poste à distance ou un retour de congés maladies ?

Activité proposée : Le jeu de l’affaire Luna est une mise en pratique par équipe de conf call pour une identification de comportements managériaux de cas réels de management.

Clôture

Activité Ludo-Pédagogique (ALP) de clôture pour :

• Réaliser la synthèse des apprentissages du jour

Activité proposée : tour de table des participants en mode popcorn.

Ouverture

Activité Ludo-Pédagogique (ALP) d‘ouverture et d’inclusion pour :

• Recueillir les besoins des participants en Jour 2.
• Réactiver les connaissances essentielles de la veille.

Séquence #6 : Équipe et distance : créer une relation de travail efficace

• Clarifier les responsabilités du manager et de chacun
• Gérer des projets à distance : fondamentaux et spécificités
• Développer les interactions
• Savoir déléguer
• Définir les règles d’équipe pour bien fonctionner, quelle organisation (qui fait quoi quand comment ? )

Activité proposée : le jeu de carte unique et spécifique, le Barnga, une expérience collective d’émergence en silence ( règles d’équipe, ce qui est implicite, explicite le pourquoi de l’absence ou présence des règles, les conséquences les freins, les fonctionnements d’équipe, plan d’action de chacun).

Séquence #7 : Favoriser la proximité relationnelle et la confiance.

• Entretenir et renforcer le lien, l’écoute active, le feedback 360.
• Développer l’autonomie.
• Accompagner VS Contrôler.
• Dépasser les croyances limitantes (ou alibis).
  • Mon collaborateur a besoin de moi : il faut que je le soutienne le plus souvent possible (quand j’ai le temps).
  • L’équipe a besoin que j’arbitre leurs décisions : il faut donc que j’intervienne pour faire avancer les choses…

Activité proposée : Activité ludique de négociation pour faire émerger les mécanismes qui fondent la confiance.

Séquence #8 : fluidifier la communication et la collaboration.

• Partager les points d’avancement et de difficultés.
• Fournir et obtenir du feedback, comment, quelle fréquence.
• Optimiser l’utilisation des outils adéquats de communication/collaboration.
  • Application collaborative, agenda, règles d’emails et messageries.
• Diffuser l’information à bon escient.

Séquence #9 : Valoriser à distance.

• Valoriser, motiver, reconnaitre à distance : quels sont les effets positifs ?
• Approfondir les 4 niveaux de reconnaissance (L’attention à la personne, donner du feed-back sur les compétences, Encourager l’effort, le résultat, demander et écouter l’avis de la personne).

Activité proposée : mise en situation dans différentes configuration (face à face, dos à dos, en skype,…) qui permet aux participants d’identifier leurs préférences en terme d’expression et de réception de reconnaissance.

Clôture

Activité Ludo-Pédagogique (ALP) de clôture pour :

• Réaliser la synthèse des apprentissages du jour.
• Mettre en oeuvre son plan d’action personnalisé  autour de l’outil des 4C (Cesser, Continuer, Commencer, Changer).

Activité proposée : tour de table des participants en mode popcorn.