#Télétravail et confinement

32 astuces pour mieux vivre votre télétravail en confinement (et au delà)

32 astuces pour mieux vivre votre télétravail en période de confinement

Depuis près de 15 ans, NOW.be accompagne les organisations sur le thème du travail et management à distance. La situation de confinement total a amené notre équipe à organiser 3 webinaires en Mars sur les principes clés du télétravail et les outils collaboratifs pour vous aider à mieux vivre cette nouvelle organisation professionnelle, qui nous impacte tous.

Nous souhaitons donc partager le fruit de nos échanges, de vos propositions, de vos idées, de vos bonnes pratiques et de notre expertise sur ce sujet à toutes les organisations et professionnels, qui en éprouvent le besoin. Bonne lecture.

#SoyonsSolidaires #RestezChezvous #Apartager.

Aménagez au mieux votre espace de travail permanent

Que vous ayez déjà pratiqué le télétravail avant ce confinement COVID-19 ou que ce soit une nouveauté pour vous, la première étape pour votre passage au télétravail est de désigner un espace de votre domicile spécifiquement destiné à votre activité professionnelle.

Il peut s’agir d’une chambre vide ou d’un espace vide que vous transformez en bureau. Si votre espace est restreint, ne prévoyez qu’un bureau (mobilier) avec votre ordinateur et votre matériel de bureau.

Sans prêter attention à l’espace disponible ou à l’endroit, établissez votre zone de travail où vous travaillerez, et engagez-vous à travailler prioritairement dans cet espace tous les jours. Choisissez cet espace pour son calme pour maximiser les chances de vous focaliser sur vos tâches.

Fixez de vrais horaires de travail

Maintenant que votre bureau est installé et prêt à vous accueillir, il est temps de se mettre au travail, littéralement. Comme nous sommes partis pour plusieurs semaines de travail 100% à distance, fixez des horaires de travail spécifiques.

Un des avantages du télétravail est que vous pouvez être flexible dans vos heures de travail. Par exemple, vous pouvez décider de travailler de 7 h à 15 h ou encore de vous occuper de vos enfants avant 10h ou de vous rendre disponible pour la famille entre 12h et 14h. Communiquez votre horaire de travail à vos collègues, aux équipes et à votre manager.

Soyez efficace dans la répartition de vos tâches. Appliquez une limite stricte à la fin de la journée. Prenez de la distance par rapport au travail, sinon vous ne cesserez de penser à votre boulot.

Évitez le surmenage

Cette longue période de confinement qui vous amène à travailler de la maison peut envahir votre vie privée. En effet, si vous êtes toujours à la maison et connecté à votre travail, ce dernier s’insinue dans votre vie de famille. Oui, le risque est réel, mais seulement si vous ne faites rien.

Cela renvoie aux horaires de travail. En fixant des heures de travail spécifiques et en les respectant, vous augmenterez vos performances et votre horaire de travail sera nettement plus sain.

Fixez vous des objectifs réalisables

Pour vous mêmes ou vos collaborateurs, dans ce contexte de confinement, il est capital de prendre conscience que chacun ne dispose pas des mêmes moyens, capacités ou organisation pour être performant et réaliser sa mission. Il est donc déterminant de prendre ces paramètres en considération pour fixer des objectifs atteignables, réalistes qui créeront davantage d’engagement et de sens au travail, dans cette situation difficile à traverser, plutôt que de fixer de grands objectifs trop vastes, décourageants.

Il vaut mieux revoir régulièrement les objectifs à atteindre (ce sera l’occasion de maintenir un lien régulier avec l’équipe, votre manager ou vos collaborateurs) et les faire évoluer pas à pas, pour mettre en place une série de succès.

Découvrez vos meilleures périodes de productivité

Chaque individu à des périodes de productivité différentes lors de la journée. Par exemple, certaines personnes sont plus productives et concentrées le matin. Pour d’autres, le moment le plus productif de leur journée de travail est le soir.

Découvrez les moments où vous êtes le plus productif et adaptez votre horaire en fonction de vos pics de productivité

Mettez à jour votre liste de tâches tous les matins

Lorsque vous travaillez à la maison, vous n’avez pas votre manager avec vous pour contrôler ce que vous faites, il peut être difficile de suivre son programme au fil de la journée. Il est facile de perdre de vue les priorités, les tâches et les délais.

Commencez votre journée par revoir vos priorités. Lorsque vous avez établi votre liste de tâches, respectez-là ! Il est tentant de se contenter simplement de vérifier ses mails, mais avec un peu plus de concentration, vous serez capable d’accomplir bien plus.

Fixez des objectifs et des délais pour chaque tâche. Une fois que vous avez terminé chaque tâche, rayez-la de la liste. Cette technique simple est à la fois efficace et satisfaisante.

Utilisez un agenda

En plus de faire des listes de vos tâches, prenez l’habitude d’utiliser un calendrier ou un agenda. Prenez l’habitude d’utiliser un agenda pour noter et suivre les délais et les rendez-vous en visioconférences.

Grâce à de nombreux outils de gestion des tâches, le télétravail peut devenir plus simple. En organisant les tâches en projets, vous pouvez les attaquer une par une.

Utilisez un agenda pour enregistrer toutes les tâches et activités, surtout durant cette période de confinement tout à distance.

N’utilisez qu’une seule application de gestion de projet

Si vous n’aimez pas faire des listes de tâches ou utilisez un agenda, ne vous en faites pas. De nombreuses applications de gestion de projets existent et sont à même de vous aider.

Votre organisation a sans doute déjà son application de gestion de projets. Si ce n’est pas la cas, voici quelques exemples :

Asana
Basecamp
Trello
Freedcamp

Ces applications offrent, pour la plupart, une accessibilité via le web ou sur mobile. Vous pourrez donc les utiliser sur votre smartphone. Certaines peuvent même être intégrées à d’autres applications, telles que Slack ou Teams, pour la collaboration en équipe.

Déplacez l’ensemble de vos tâches dans une application de gestion de projet et divisez les projets volumineux en une série de tâches et attribuez-les à votre équipe à distance

Ne travaillez pas en pyjama

C’est bien connu, c’est une des raisons pour laquelle, hors période de confinement, les gens adorent travailler de la maison. Si c’est votre cas, vous diminuez votre productivité. « Dress for success » (la réussite passe par l’habillage) n’est pas seulement une phrase d’accroche, elle a vraiment de l’importance quand il s’agit du travail à domicile.

Au-delà de vous mettre dans un bon état d’esprit pour travailler, vous serez prêt à participer à n’importe quel type de vidéoconférence. Vous serez donc mentalement et physiquement prêt à entamer votre journée.

Même si nous ne pouvons pas quittez la maison en ce moment, habillez-vous comme si vous étiez au bureau.

Evitez au maxmium les distractions

En dehors des pauses prévues, évitez toutes autres distractions, (Télévision Réseaux sociaux, téléphone) de sorte que vous puissiez vous focaliser sur vos tâches pendant les périodes que vous avez choisie pour travailler. Cependant si elles sont utilisées pour un simple bruit de fond, c’est acceptable.

Regarder la télévision pendant que vous travaillez vous empêche de vous concentrer réellement. Au lieu de cela, diffusez en continu de la musique en harmonie avec vos goûts et votre style de travail.

Établissez une routine matinale

Même si le télétravail nous est aujourd’hui imposé, un autre avantage du travail à domicile est de ne pas avoir à se lever, à se précipiter hors de la maison et à se rendre au bureau.

Toutefois, travailler à domicile ne veut pas dire se passer totalement de votre routine matinale. Comme nous serons probablement enfermé à l’intérieur pour de longues périodes, faites une brève promenade dans votre jardin, sur votre balcon ou même devant votre fenêtre ouverte afin de prendre l’air.

Réveillez-vous assez tôt, prenez une douche, un café et votre petit-déjeuner, préparez votre lunch comme si vous deviez quitter la maison.

Programmez plusieurs alertes

Même si vous n’avez pas besoin de vous lever aussi tôt que pour aller au bureau, programmez quand même votre réveil à la même heure. Cela vous empêchera de vous réveiller en retard et vous permettra d’avoir un horaire de sommeil sain.

Les êtres humains sont des créatures à habitudes. Nous sommes incroyablement dépendants de nos routines, de nos horaires et de nos structures. Les alarmes ne sont pas uniquement faites pour le réveil. Pensez à ajouter une alarme pour le repas de midi et pour la fin de la journée, car le télétravail a tendance à brouiller ces lignes.

Suivez une routine stricte et établissez un horaire spécifique de travail pour être plus concentré, plus alerte et plus productif.

Étirez-vous et faites de l’exercice régulièrement

L’exercice booste naturellement votre taux d’endorphine, qui augmente le bonheur, le plaisir et les niveaux d’intérêts.

Des étirements réguliers vous aident à maintenir une bonne posture. Au minimum, faites des étirements tout au long de la journée pour ne pas avoir mal ou pour ne pas nuire à votre qualité de vie.

Si votre environnement le permet (jardin, balcon, fenêtre), prenez une pause de midi en prenant l’air et faites des étirements.

Le sport seul ou accompagné par une personne vivant sous votre toit, en gardant ses distances avec les autres, reste autorisé, ce n’est pas pour rien. C’est important et profitons-en !

Mangez sainement

Une autre réalité du travail à domicile est l’accès total à la cuisine. Ainsi, lorsqu’il est l’heure du déjeuner ou d’une pause casse-croûte, nous sommes immédiatement attirés par les collations habituelles, comme les chips, les biscuits ou les restes de pizza.

Lorsque nous travaillons dans un bureau, nous sommes dépendants de ce qui est disponible à la cafétéria ou de ce que nous avons apporté de la maison.

Cependant, des recherches ont montré que la consommation de fruits et légumes a un lien direct avec les niveaux de productivité globale. Vous pouvez également éviter de consommer des en-cas malsains. Avec un peu plus de planification, et surtout dans cette période où il est recommandé de limiter nos aller-retours au supermarché, vous pouvez acheter des en-cas plus nutritifs plutôt que d’acheter en fonction de vos envies du moment.

Récompensez-vous avec un en-cas sucré le vendredi après une semaine fructueuse et productive.

Si vous êtes un adepte du grignotage, faites-vous un devoir de vous préparer un repas sain, comme vous le feriez si vous deviez aller au bureau.

Prenez de courtes pauses

Bien que nous ayons consacré la majeure partie de cet article à la manière de rester productif tout en travaillant à domicile, il arrive parfois que le contraire se produise. Nous pensons qu’en travaillant à domicile, nous pourrons faire plus de choses parce qu’il y aura moins de distractions. C’est pourquoi nous finissons parfois par nous engager trop à fond et par travailler trop, ce qui tue également la productivité.

Bien que les pauses puissent sembler contre-productives, des recherches ont montré que de courtes pauses peuvent en fait augmenter la productivité et les niveaux de créativité. Si vous n’avez pas d’équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée, vous ne tiendrez pas longtemps dans cette période de travail intensif à la maison.

Vous pouvez facilement éviter cela en intégrant de courtes pauses de cinq minutes à votre emploi du temps quotidien, voire en les intégrant à votre système de récompenses.

Créez un système de récompenses

Le système de récompenses est un moyen très simple de parvenir à réaliser vos tâches, même celles pour lesquelles vous procrastinez ou celles que vous mettez toujours de coté.

Par exemple, lorsque vous avez fini une tâche importante, prenez une pause pour vous aérer, prendre un en-cas sain, jouer avec les enfants ou pourquoi pas même pour un petit moment de sieste.

Bien que cela semble simple, l’utilisation d’un système de récompenses de base vous aidera à accomplir vos tâches et à vous sentir plus épanoui.

Ne culpabilisez pas

Ne culpabiliser pas de ne pas être aussi efficace et performant qu’avant le confinement, de ne pas travailler autant d’heures, de ne pas avoir la même disponibilité d’esprit, de faire des pauses ou d’être moins clair dans votre séparation vie privée/vie professionnelle.

Dans cette période de télétravail forcé, à laquelle aucun de nous n’a pu complètement se préparer tout ne sera pas parfait. Notre environnement n’a pas été prévu à cet effet, nous sommes parfois confinés en famille, avec les enfants qu’il faut maintenant accompagner dans leur scolarité et dans leur envie de bouger, s’exprimer et se défouler, avec un conjoint avec lequel nous devons gérer la relation de couple et les états émotionnels propre à chacun dans cette période d’incertitude et de confinement à durée indéterminée. Pour toutes ces raisons, rien de sera parfaitement comme nous aimerions que ce soit.

Au niveau de l’organisation, nos managers non plus n’ont pas eu le temps d’organiser, de structurer et de planifier le travail à distance brutal de toutes les équipes. Tout comme nos collègues et les services supports de l’organisation (RH, IT, communication interne, services formations…). A nous donc d’être indulgent avec tous les dysfonctionnement inhérent à la situation hors norme que nous vivons. Indulgent avec les autres bien sûr, mais surtout, en premier lieu, indulgent avec nous même.

Osez demander de l’aide et soyez solidaires

Le confinement brutal peut avoir généré une forme d’isolement professionnel dont il n’est pas aisé de sortir. Par où ou par quoi commencer, quelles sont mes priorités ? Comment m’organiser ? Que ce soit auprès d’un collègue ou avant tout auprès de son manager, il est fondamental, dans ce contexte de travail distanciel, d’oser demander de l’aide. Pour y voir clair, pour s’organiser, pour exprimer sa difficulté et recherche collectivement des solutions, n’hésitez pas à demander du soutien en tentant de faire la part des choses entre vos émotions à exprimer et vos besoins pour avancer. La solidarité est plus que jamais une qualité à mettre en oeuvre et à encourager pour permettre à chacun et aux équipes de s’entraider et de s’apporter des solutions simples à mettre en oeuvre.

Utilisez des applications de gestion du temps

Si vous avez des difficultés à vous concentrer sur une certaine tâche lorsque vous travaillez à la maison, il vous faudra peut-être passer à l’étape supérieure et à utilisez une application de gestion du temps.

Par exemple, certaines applications de productivité permettent de calculer le temps que vous passez pour chaque tâche et minimisent parfois même les distractions.

En voici quelques-unes :

Harvest
RescueTime
Toggl

Pour certains profils de personnalités, utiliser une application de gestion de temps vous aidera à évaluer quotidiennement vos niveaux de productivité. Cela vous permettra non seulement de savoir à quel moment de la journée vous êtes le plus productif, mais aussi de savoir combien de temps vous consacrez à chaque tâche.

Ne consultez pas les réseaux sociaux

Je pense que nous sommes tous d’accord pour dire que nous sommes tous coupables de temps en temps. Les médias sociaux peuvent être une énorme perte de temps si vous ne faites pas attention.

De nombreuses applications mobiles révèlent désormais aux utilisateurs le temps qu’ils passent dans chacune d’entre elles. C’est révélateur, surtout pour les utilisateurs occasionnels des réseaux sociaux.

Familiarisez-vous avec les directives de votre entreprise en matière de médias sociaux. Il se peut même qu’ils souhaitent que vous utilisiez leurs canaux approuvés, comme LinkedIn.

En réduisant au minimum l’utilisation inconsidérée des réseaux sociaux, vous éviterez les distractions et vous pourrez vous concentrer sur l’amélioration de vos résultats. Si vous aimez utiliser les réseaux sociaux, envisagez de désactiver les notifications sur votre téléphone durant les temps de travail que vous avez choisis.

Changez d’endroit

Vous venez d’investir du temps dans la mise en place d’un espace de travail, et maintenant nous vous disons de changer ? Oui et non.

Changer à l’occasion peut vous permettre de changer de décor, ce qui peut contribuer à stimuler la créativité et la productivité. Si vous avez besoin d’un léger changement de rythme, essayez de travailler dans une autre pièce, sur la table à manger, dans le canapé du salon ou pour les plus chanceux en cette période de confinement sur votre balcon ou dans votre jardin.

Utilisez des applications de vidéoconférences

Nous découvrons tous en ce moment que la vidéoconférence est la marque de fabrique du travail à distance. Le travail à domicile peut être assez solitaire, surtout si vous êtes célibataire ou si vous vivez seul. Mettez un point d’honneur à discuter chaque jour avec vos collègues, les membres de votre équipe ou vos clients.

C’est important. Vous n’êtes pas qu’un rouage dans une machine. Vous n’avez même pas besoin de parler du travail, mais juste de vous connecter en tant que collègues et personnes. L’humanité ne doit pas être perdue dans le travail à distance.

Il existe aujourd’hui de nombreuses applications de chat vidéo, telles que :

Zoom
Teams
Skype
WhatsApp
Facetime
Google Hangouts

Selon la nature de votre travail, vous pourriez passer presque toute votre journée en vidéoconférence à discuter avec votre équipe. Nous vous recommandons de travailler dans une pièce bien éclairée.

La vidéoconférence est un excellent moyen de rester en contact avec votre équipe. Rencontrez-vous régulièrement, et n’oubliez pas de vous détendre et de vous amuser un peu.

Écoutez de la musique

Travailler en musique peut s’avérer être une bonne idée, tout dépend du type de travail à effectuer. Si le travail est plutôt répétitif, la musique peut être un moyen de stimulation, voire d’isolement positif, pour créer votre bulle.

Des études en sciences cognitives ont démontré que certains types de personnalités étaient moins productive en écoutant de la musique (profils plus introvertis) alors que d’autres étaient au contraire plus productifs (profils plus extravertis). On parle aussi de l’intelligence musicale stimulée. Choisissez donc votre environnement sonore en fonction de vos préférences personnelles.

Ne changez pas vos habitudes pendant votre pause de midi

En travaillant chaque jour à domicile, vous constaterez souvent que vous disposez d’une plus grande souplesse dans votre emploi du temps.

Il est important de structurer votre journée. Pour vous occuper des enfants, préparer les repas, gérer le quotidien, faire les courses hebdomadaires, essayez de les programmer comme vous le feriez si vous travailliez dans un bureau.

Profitez de votre heure de déjeuner et du temps après votre journée de travail pour vous occuper de vos tâches personnelles.

Gérez la famille, les relations sociales et vos animaux de compagnie

Cela peut être difficile, surtout si vous avez de jeunes enfants à la maison ou si vous avez plusieurs animaux de compagnie, qui veulent tous votre attention. Si vous êtes à la maison toute la journée, tous les jours, votre famille et vos animaux risquent de vous interrompre sans le vouloir.

Il est conseillé d’établir ensemble un cadre clair avec votre famille pour définir les moments de travail et les moments en famille en fonction des besoins de chacun (vous, votre famille, votre employeur). Ce n’est pas être méchant si cela se traduit par de meilleures performances personnelle et surtout un sentiment de mieux-être pour vous.

Le contrepoint de ce conseil sur le travail à domicile est que vous devez être présent pour votre famille et vos animaux lorsque vous êtes en dehors des plages définies pour le travail. Soyez présents à 100 % et rangez votre téléphone professionnel en dehors de ces heures de travail.

Fixez et respectez des heures de travail précises et communiquez clairement ces heures à votre famille et à vos amis à distance.

Créez un tableau de visualisation (Vision Board)

Si cette période de travail à distance confinée se prolongeait, vous savez qu’il y a un risque de vous ennuyer et de ne plus trouver l’inspiration. Vous aurez peut-être du mal à apprécier votre travail. Un tableau de visualisation peut vous aider.

Un tableau de visualisation est un tableau que vous pouvez utiliser pour écrire des notes et afficher des photos de vos « rêves » et de vos aspirations. L’aspect visuel d’un tableau de visualisation est un exercice mental puissant. Il peut vous aider à ressentir ce que vous désirez. Une telle inspiration peut vous aider à sortir d’un marasme en travaillant à la maison, ouvrant ainsi la voie à la productivité et à la motivation.

Créez un tableau de visualisation avec des objectifs et des aspirations sur le plan personnel et professionnel et examinez-le chaque jour. Le travail à domicile devrait vous permettre de vous rapprocher de ces objectifs.

Prenez régulièrement contact avec vos collègues

Prenez le temps de rencontrer votre équipe à distance régulièrement. Les réunions à distance doivent avoir un ordre du jour impliquant activement tous les membres, afin qu’ils y contribuent. Consacrez du temps pour rencontrer chaque membre en privé afin qu’ils puissent partager des mises à jour de leur statut, recevoir du coaching et discuter des développements de leur vie personnelle.

Soyez attentif au contexte dans lequel les personnes travaillent à domicile. Certains aspects du bureau peuvent manquer aux employés travaillant à distance. Au-delà de la gestion des appels téléphoniques, assurez-vous de discuter des grands projets sur lesquels ils travaillent.

Faites-en sorte que les collaborateurs travaillant à distance se sentent valorisés et inclus grâce à des réunions et des vidéoconférences régulières.

Vous pouvez également créer des groupes Whatsapp en miroir avec les groupes informels que vous aviez au bureau (collègues du plateau, groupe de travail, équipe projets, tables à la cafétéria, machine à café…)

Vous pouvez aussi mettre en place de rituels comme le café virtuel ou l’apéro virtuel.

Communiquez votre disponibilité

Pour nous qui travaille à domicile, nous sommes conscient de notre disponibilité, mais nos collègues peuvent ne pas l’être. Compte tenu de la multitude d’outils permettant de travailler à distance et de collaborer, il peut être difficile pour votre équipe de rester en contact.

Communiquez les dates et les heures (avec les fuseaux horaires) de votre temps de travail, vos disponibilités et la façon dont les autres peuvent vous contacter. Cet effort évite de supposer que vous ignorez le bureau ou que vous refusez le contact.

Si vous disposez d’une application de communication professionnelle (Teams, Slak…), utilisez ses fonctions de statut (absent/disponible) pour une présence en temps réel.

Tenez votre équipe informée de votre planning de travail à domicile, des projets clés et des méthodes pour vous contacter.

Soyez positif

L’une des limites du travail à domicile est que la messagerie instantanée d’équipe ne permet pas toujours d’exprimer clairement les idées. Il est facile de penser qu’une remarque rapide a été faite pour être grossière ou même désinvolte.

Rappelez-vous qu’il ne faut pas prendre des réponses apparemment courtes ou parfois ironiques de manière offensive. Pour certaines personnes, ils sont simplement efficaces dans leurs réponses. Envisagez d’utiliser l’émoji pour soutenir votre intention dans vos déclarations avec votre équipe.

Partons tous sur un principe de confiance réciproque et sur le fait que chacun essaye de faire au mieux dans cette période totalement inimaginable il y a encore quelques semaines seulement. Concentrez-vous sur les faits et assumez une intention positive là où elle ne serait pas perçue autrement. Utilisez les émojis et les émoticônes pour transmettre vos émotions à votre équipe.

Investissez dans une bonne paire d’écouteurs

Même si nous n’avons pas eu le temps de prévoir à l’avance un équipement adapté pour cette période de confinement, et même si vous avez un ordinateur portable tout neuf ou un nouveau smartphone, il est toujours mieux de pouvoir disposer d’une paire d’écouteurs de qualité avec micro.

Si c’est encore possible dans le cadre actuel et pour votre organisation, procurez-vous ou faites-vous livrer une bonne paire d’écouteurs.

Restez vigilant face aux risques de sécurité

Ce n’est pas parce que vous n’êtes pas au bureau que vous n’êtes pas une cible pour les pirates informatiques. Le contenu de votre ordinateur de travail peut être une cible pour les hackers aujourd’hui, alors prenez soin de travailler en toute sécurité.

Soyez conscient des politiques de votre entreprise en matière de réseau, comme l’utilisation du Wi-Fi, des appareils personnels, etc.
Adoptez une mentalité de « confiance, mais vérification » pour les documents envoyés dans votre boîte de réception.
Si votre entreprise en dispose, utilisez le réseau privé virtuel (VPN) de niveau professionnel pour le cryptage.
Sachez comment obtenir une assistance informatique au sein de votre organisation et signaler les menaces pour la sécurité.
Pour les secteurs à risques, fermez la porte de votre bureau pour éviter de divulguer des informations sensibles, personnelles ou confidentielles aux membres de votre famille.

Ne relâchez pas vos efforts pour assurer la sécurité de votre équipement de bureau à domicile. Comprenez comment vous protéger contre les menaces de sécurité les plus courantes.

Utilisez des outils de communication professionnels

Si votre organisation en dispose, et même si cela change de vos habitudes ou que vous trouvez que ces outils sont moins simples à utiliser que certains outils que nous utilisons à titre privé, tentez de passer aux plateforme de communication de votre entreprise qui regroupe votre système téléphonique, votre tchat d’équipe, vos outils d’organisation et de stockage de documents.

Choisissez la bonne plateforme de communication qui aidera toute votre équipe à mieux travailler et communiquer à distance ensemble.

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Nous vous accompagnons pour mettre en place, le plus rapidement possible, le meilleur dispositif qui correspond à votre situation, à celles de vos équipes pour mieux travailler à distance.