Les 4 grands défis à relever pour digitaliser une formation présentielle

 

Les 4 grands défis à relever pour digitaliser une formation présentielle

 

C’est quoi digitaliser une formation ? 

Digitaliser la formation c’est intégrer les technologies du digital aux différents dispositifs de formation, existants ou en cours de création. Ces dispositifs peuvent être composés de 3 principales modalités pédagogiques. Il s’agit du présentiel, du distanciel synchrone (par exemple, la classe virtuelle avec l’animateur en direct) et du distanciel asychrone (par exemple, e-learning accessible 24h/24). Ce sont nos briques de Lego, nous les ingénieurs pédagogiques, toujours prêts à jouer le jeu de la digitalisation ! Cela nous permet de scénariser un parcours de formation riche en expériences complémentaires et souple d’accès. Dans notre jargon de spécialiste, nous parlons de Digital Learning et de formation mixte, hybride (Blended Learning).  

 

Une vague de digitalisation massive est en marche forcée  ! 

Actuellement, dans le monde de la formation professionnelle, il y a un effet de rééquilibrage des proportions d’emploi de ses trois modalités. Le présentiel qui était largement dominant laisse une place beaucoup plus grande et plus durable au distanciel synchrone.  

Aujourd’hui, on va se poser la question « est-ce qu’on est vraiment obligé de passer trois heures de formation présentielle avec la contrainte de prendre sa voiture, trouver où se garer, se déplacer 1h ou plus dans une ville, etc. ? » 

La « distancialisation » de la formation, grâce au digital, a montré son efficacité durant la crise sanitaire du COVID. Ainsi, une partie du digital va devenir la norme des prestations de formation.  

Évidemment, il y a des défis pour digitaliser ces formations. 

 

4 défis valables pour une grande organisation ou un formateur indépendant. 

 

Quels sont les 4 grands défis de la digitalisation de la formation  ? 

Le premier défi : la méthode et la pédagogie.   

Avant, la plupart des formateurs avaient l’habitude d’avoir la majorité de leurs activités en salle, dans une pédagogie relationnelle directe avec leur apprenants.  

Dorénavant, la question liée à la méthode sera : Que dois-je changer ? Que dois-je garder ? Comment atteindre ce même objectif en distanciel ? Quelles activités d’apprentissages pour obtenir le résultat attendu (objectifs pédagogiques).  

Doit changer quelque chose ? Telle est la question ! 

Par exemple, « Cette activité de jeu de rôle que je faisais en salle, en petits sous-groupes, maintenant comment je vais faire effectivement à distance ?« , « Est-ce que je peux choisir une méthode pour faire passer mes messages aussi efficacement avec ce média froid au travers de cet écran interposé ?«  « Comment j’introduis ou conclus mes formations à distance ?«   « Quelles activités pour évaluer« .

 

Le deuxième défi : la maitrise technologique des outils.  

La compétence de l'emploi efficace des logiciels, outils, applications digitales d’animation car ils sont souvent sous-utilisés par encore de nombreux formateurs animateurs, qui préfèrent de loin la formation présentielle, en maîtrisent très bien les outils et techniques (pour de bonnes raisons, tout à fait justifiables).  

Et puis, parfois, nous ne possédons pas les outils appropriés pour passer dans un format de classes virtuelles (petits groupes) ou de webinaires (grands groupes) qui demandent des fonctionnalités adaptées.  

Quel budget les directions vont-elles réinvestir sur les outils et l’accompagnement à mettre en place pour soutenir le changement ?  

Est-ce que nos apprenants sont correctement équipés pour participer efficacement (les bons logiciels, les smartphones récents, les compétences numériques de base, le bon débit internet) ?  Il faut vérifier ces points clé ! 

 

Un troisième défi, important également :  le temps.   

Le premier gros enjeu du temps, c’est de pouvoir diffuser le même volume d’informations ou de faire monter en compétences aussi vite que j’arrivais à le faire en présentiel.  

Est-ce que je vais réussir à transformer ma formation distancielle en classe virtuelle de 6 heures, même si je les scinde en 2 fois 3 heures ou en 4 x 1h30 pour ménager la capacité d’absorption des participants devant un écran, créer des ruptures de rythmes et relancer l’attention.  Est-ce que ça va passer de la même manière ?  

Je vais « spoiler » immédiatement  : la réponse est non  ! Nous considérons par l’expérience de l’animation des classes virtuelles qu’on perd au moins 1/3 de temps à distance car il faut beaucoup plus accompagner la maîtrise technologique de chacun et plus sonder nos participants pour savoir comment ils se situent dans leur progression.  

Fort de ce constat et analyse de la gestion du temps, le concepteur doit s’interroger sur ce qu’il garde et et ce qu’il va devoir transférer en ressources externes complémentaires.

Comment découper une journée de formation présentielle, en modules asynchrones, avec quelles durées ?  

Ainsi, il faut rearchitecturer, redesigner ou repenser ses formations.  

D’où ce défi supplémentaire du temps de la préparation dans l’urgence qui n’était pas du tout prévu dans nos agendas, déjà surchargés dans cette période trouble du confinement. Comment, concrètement, redonner du temps aux formateurs pour qu’ils puissent se préparer et se former correctement.  

Cette notion du temps, qui était déjà un défi en présentiel, est sans doute encore multipliée en distanciel. 

 

Le quatrième défi : l’animation de l’engagement des participants et de la dynamique de groupe.   

Une personne devant son ordinateur (un média « froid ») seule, avec la tentation permanente d’ouvrir ses courriels et de consulter internet en parallèle, ou dans un environnement familial mouvementé, a-t-elle la même capacité de maintien de l’attention qu’en présentiel ?  

C‘est aussi le défi de l’acceptation de cette modalité digitale par toutes les parties prenantes malgré les coûts induits (les formateurs, les animateurs, les facilitateurs, les bénéficiaires directs, nos apprenants, les commanditaires de la formation, le manager du participant, le support technique, les responsables de la sécurité…).  

Est-ce qu’en tant que formateur, j’apprécie de pouvoir former les gens à distance et réussir à être le pédagogue que je veux être pour atteindre les objectifs ? Cette peur-là, cette crainte, cette résistance, parfois non conscientisée, va m’auto-saboter dans la réussite de ma classe virtuelle.  

Pour dépasser ce défi, il est important que chaque partie prenante vive une expérience de formation bien digitalisée. Une session vraiment conçue dans l’état d’esprit dynamique et engageant, avec des activités pédagogiques reliées aux objectifs opérationnels.  

Pour s’apercevoir que même à distance, atteindre des objectifs bien conçus et bien préparés, c’est tout à fait possible ! Nos classes virtuelles atteignent finalement l’efficacité attendue de manière plaisante, si nous lâchons les préjugés et si nous nous donnons les moyens de l’aventure.  

Je ne compte plus le nombre de participants qui en fin de session mensuelle de 6 heures à distance en une journée, me disent « je ne croyais pas que c’était tenable et pourtant je n’ai pas vu le temps passer et j’ai trouvé ça très sympa ! ».

 

Je ne croyais pas que c’était tenable et pourtant je n’ai pas vu le temps passer et j’ai trouvé ça très sympa ! 

 

La digitalisation est pleine de défis mais c’est bien une opportunité  ! Tout le monde, en un claquement de doigts, sans le surcout financier, temporel et stressant du déplacement, peut, pendant une demi-heure ou 6h, atteindre un objectif professionnel très clair. Au travers d’activités stimulantes (vive les Activités-Ludo-Pédagogiques Numériques, les ALPN de NOW.be), nous pouvons réellement collaborer à distance, en utilisant tout le potentiel des outils digitaux. 

 

La digitalisation de la formation, qu’est-ce que ça change pour… 

Les managers des participants  : Accepter de laisser un vrai temps dédié à son collaborateur sans le perturber ! Continuer à lui faire confiance même si cela se passe en télétravail chez lui. 

L’interaction formateur / apprenant  : Il faut plus d’interactivité, plus de changement de rythme et de variété en modalités pédagogiques. Et ce, toutes les 10 minutes (cf. le temps moyen d’attention selon les neurosciences pédagogiques citées par John Medina dans son livre « les 12 lois du cerveau »).  

Il faut aussi poser des questions plus intelligentes. Arrêtons les « vous avez bien compris ? vous avez des questions ? etc. » qui ne donnent aucun résultat à distance. Posons des vraies questions de coach qui sollicitent le cognitif, l’affectif, le rebond collectif et le projectif dans nos projets : « qu’est-ce qui vous a le plus surpris ? qu’est-ce que vous allez mettre en application dans votre projet, quand et comment ? quelle est la question à laquelle je n’ai pas répondu et qui changerait vraiment quelque chose pour vous ? Pose une question critique sur ce sujet à un autre partipant ! » etc.  

Le travail en sous-groupe  : Pratiquement rien car la fonctionnalité « diviser en groupe » du logiciel Zoom ou « canal » de Teams permettent de distancialiser ces temps collaboratifs en équipe. 

L’évaluation de la formation : 80 % de ce qui se faisait avant reste possible simplement avec des outils automatisant la synthèse des résultats (Mentimenter, Google forms, Microsoft formulaire, etc.). J’envoie tranquillement par email le lien du questionnaire et puis, j’ai les statistiques qui se construisent toutes seules…Je trouve ça génial ! J‘ai fait un gain de temps dans mes analyses.  

Ça n’empêche pas de dialoguer pour un feedback direct en fin de session.  

En tous cas, c’est bien plus rapide que la feuille volante bâclée, dans les 5 dernières minutes de la formation par des apprenants fatigués.  

Et puis, dans l’état d’esprit de la réforme de la formation QUALIOPI, nous pratiquons l’évaluation formative sous forme d’activités ludiques tout au long d’une session pour s’assurer dans le plaisir que l’assimilation est bonne et progressive. La qualité pédagogique générale des formations digitalisées n’a pas à rougir du présentiel ! 

La conception digitale  : Il faut s’appuyer sur une bonne méthode de digitalisation, étape par étape et sur quelques outils simplifiés astucieux.  

Par exemple, voici la matrice de réflexion extraite de ma formation « Concevoir la Digitalisation d’une formation présentielle » basée sur ma méthode F.A.C.I.L.E. en 6 étapes.  

Cette carte permet de parcourir les sujets dans le bon ordre.  

Non, je ne pars pas du sujet et du contenu à disposition (c’est le réflexe naturel de beaucoup de formateurs) !  

Elle a été construite dans l’esprit de l’alignement pédagogique (théorie de Biggs popularisée par Marcel LeBrun en francophonie), avec les bonnes questions pour créer une formation distancielle engageante et impactante.  

Les apprenants créent leur formation en partant des attentes (besoins et contraintes), puis en passant, tour à tour, sur les objectifs pédagogiques, les activités d’apprentissage et les contenus associés. Puis, enfin les outils digitaux (frugalité technologique conseillée, restons simples !) nécessaires et adaptés. La techno après la pédago, comme on dit chez NOW.be !

 

Pour en augmenter la puissance, je pousse la réflexion sur comment mettre plus d’activités pratiques, plus de Social Learning collaboratif et plus de ludique.  

 

 

Comment rebondir après un échec en formation distancielle  ?

Repartir des objectifs pédagogiques de la formation.

C‘est à dire les objectifs qu’on s’est donné et qui doivent être essentiels. Quelles sont les compétences, savoir-faire que les apprenants doivent acquérir ? Quels sont les 3 messages clés, les objectifs obligatoires vraiment essentiels qu’on veut atteindre et les activités les plus simples à mettre en place ?

 

Imaginons que l’échec est dû à un plantage  technique… 

Si l‘activité au niveau techno ne marche pas (certains apprenants n’ont pas pu y accéder, etc.), d‘abord, il faut relativiser, dédramatiser et se détendre !  

Quand je suis en présentiel et que j‘ai un pépin (pas d’électricité, plus de feuille de paperboard, le stylo marqueur ne marche plus, on a oublié du matériel chez soi, etc.)…Je vais trouver en général, des plans B avec mes participants.  

En digital, ça parait plus compliqué mais, pareil : je prévois le plan B. Une activité ou un outil de secours différents.  

Et si le problème est insurmontable techniquement (ça m’est déjà arrivé, c’est rare), je m’excuse, j’explique ce qui se passe et je reprogramme une nouvelle session. Il n’y a pas « mort d’homme ». Inutile de se mettre dans une pression qui va faire que ma posture d’animateur va être dégradée.  

Pour une formation de formateurs, j’utilise même l’accident en posture méta : j’embarque nos participants avec ce qui se passe là, qu’est-ce qu’on peut apprendre là-dessus…C‘est de l’or d’apprentissage en barre ! Des pépites pour progresser.   

Les 3P de la réussite  

Pratiquer, pratiquer et pratiquer ! 

Cette boutade est plus sérieuse qu’il n’y parait. Pour se sentir à l’aise et réagir avec les bons réflexes, il faut oser tester, re-tester et vivre le maximum d’expériences pour découvrir le maximum les pièges de la distancialisation qui peuvent encore surprendre les débutants. 

 

Alors, et si on digitalisait ensemble votre prochaine formation distancielle ?

 

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Cet article a été inspiré par notre émission, le #OFF diffusée le 26/11/2020